Кейс внедрения SmartHub: КОМПАНИЯ "ВИДЕОГЛАЗ"

Автоматизация товарного каталога в IT-компании ВИДЕОГЛАЗ

«Видеоглаз Центр» интегрировал 1С с сайтами поставщиков. Это помогло систематизировать работу с покупателями и дистрибьюторами на всех этапах: от первичного поиска товаров и выставления коммерческого предложения с четкими ценами и сроками до планирования закупки, размещения заказов поставщикам и фактической приемки товаров. Время обработки заказа сократилось в разы, с часов до минут, поиск и анализ предложений по одному товару теперь занимает секунды вместо 10−15 минут. Планирование закупки на крупный проект теперь занимает не день, а 15 минут. УПД формируются одновременно с подготовкой отгрузки, заполнение каталогов ускорилось, Компания освободилась от рутины и смогла сосредоточиться на работе с клиентами, а не с данными.

ИТ-компания «Видеоглаз Центр» предоставляет готовые решения по системам безопасности для оптовых и розничных покупателей, которые включают в себя подбор технических средств безопасности, установку и обслуживание этих систем. Занимается сборкой серверов и реализацией специализированного ПО.

У нас есть офисы и склады в Москве и Санкт-Петербурге, 26 представителей-дилеров на территории СНГ, и более 50 франчайзи — инсталляторов по РФ.

Наш ассортимент огромен — только по видеонаблюдению мы предлагаем тысячи позиций: от самых бюджетных до Hi-Pro.

Любой наш проект — это сотни компонентов из разных сегментов дистрибуции: системы безопасности, сервера и оргтехника, электротехнические компоненты. В рамках проектов мы взаимодействуем с десятками дистрибьюторов и производителей.

«Мы освободились от рутины и смогли сосредоточиться на работе с клиентами, а не с данными.»

Предпосылки и задачи автоматизации

Широкая дистрибьюторская сеть и большой ассортимент создают ряд системных сложностей.

1. Отсутствие единого стандарта данных от поставщиков

Поставщики дают информацию об остатках на складах из различных систем. Периодичность и полнота этих данных сильно различаются: где-то есть полноценные api системы, где-то — выгрузки в файлы и обновление происходит раз в сутки, где-то — только сайт поставщика. Данные разрозненные, в разных форматах и с часто меняющимися форматами и уникальными особенностями реализации.

Это создает огромные сложности в сборе и систематизации оперативных данных и может стать причиной сбоев в планировании. Мы можем формировать отгрузку для клиента, не зная, что ключевой компонент фактически отсутствует в наличии у поставщиков.

2. Классификация товаров

Наш ассортимент включает тысячи позиций, и один и тот же товар у разных поставщиков может иметь различные названия и артикулы. Например, камера «AwesomeCam Pro 4K MP-255» в одной системе может значиться как «AW-CAM-PRO-255-4K». Приведение этого к единому виду — сложная и трудоемкая работа, которая требует постоянного внимания.

3. Нестандартизированные процессы заказа

Каждый из наших поставщиков использует собственную систему оформления заказов: одни требуют работы через личный кабинет, другие — отправки заявок по email, третьи — звонка менеджеру. Нашим сотрудникам приходится тратить значительное время на освоение и использование этих многочисленных интерфейсов, вместо того чтобы концентрироваться на работе с клиентами. Любая ошибка в ручном вводе данных может привести к поставке не того товара и срыву сроков проекта.

4. Анализ конкурирующих предложений поставщиков

По большинству товарных позиций мы работаем с несколькими поставщиками, которые находятся в прямой конкуренции друг с другом. Для принятия верных решений о закупке необходимо в режиме реального времени сравнивать их актуальные условия: наличие товара, цены, сроки и условия поставки, чтобы для каждой конкретной задачи выбирать оптимального партнера. Без единой системы такой анализ занимает неприемлемо много времени.

5. Обработка входящих заказов от покупателей

Запросы от клиентов поступают в абсолютно нестандартном виде: это и PDF-файлы с перечнями, и Excel-таблицы, и даже фотографии спецификаций. Каждый такой заказ требует «расшифровки»: наши сотрудники должны вручную распознать каждый товар, сопоставить его с номенклатурой в нашем каталоге, а затем найти его у поставщиков. Этот процесс интеллектуального поиска и верификации отнимает значительные ресурсы и увеличивает время обработки заказа.

6. Классификация товаров при заведении новых позиций и создание каталога для сайта

Наша старая боль — классификация товаров при заведении новых позиций и создание каталога товаров для размещения на сайте. Разные менеджеры при добавлении новых позиций используют различные подходы к классификации, названиям и заполнению характеристик. Товары дублируются, попадают в неверные категории, что создает хаос в каталоге и затрудняет поиск.

Каждый новый товар требует ручной обработки: нужно найти и заполнить десятки атрибутов, подобрать корректную категорию, создать SEO-метаданные. При большом потоке новинок это приводит к постоянным задержкам в размещении товаров на сайте.

Мы сами IT-компания, но наши компетенции в другой области. Наши кастомные разработки не смогли решить задачи автоматизации ведения каталога.

«SmartHUB специализируется на автоматизации процессов интеграции с поставщиками технических товаров: электротехники, компьютеров, систем безопасности, инженерных товаров для строительства. Нами накоплен значительный опыт в интеграции систем на базе 1С:Управление торговлей и 1С:УНФ... Сегодня мы даем возможность интеграции с более чем 80 крупнейшими дистрибьюторами и расширяем этот перечень по запросам клиентов.»

Основные способы получения данных от поставщиков:

• Официальные api-сервисы поставщиков. Это самый правильный и эффективный способ работы — включает автоматическое размещение заказов и получение УПД.
• Файлы выгрузки данных (ФИДы).
• Парсинг сайта.
  
  

Было — Стало

«До внедрения smartHUB наша ежедневная работа была похожа на бег с препятствиями, где каждое препятствие — это рутина и риск ошибки. Вот как изменились ключевые процессы для меня и моих коллег.»

Процесс 1: Обработка входящего заказа от клиента

Было: клиент присылал спецификацию в PDF, Excel или фотографию. Менеджер вручную «расшифровывал» каждый пункт. На один заказ из 20 позиций уходило от 30 минут до нескольких часов.

Стало: менеджер загружает файл заказа в 1С. Система сама распознает текст, структурирует его и предлагает подборку релевантных товаров от всех поставщиков с актуальными остатками и ценами. Время обработки заказа — с часов до минут.

Процесс 2: Поиск и сравнение товаров у поставщиков

Было: открыть 5-7 вкладок с личными кабинетами, вручную вбивать артикулы, сравнивать цены.

Стало: поисковая система iSmart прямо в 1С. Вводим название или артикул (даже с опечатками) и видим в одном окне остатки на всех складах, цены, сроки. Поиск занимает секунды вместо 10-15 минут.

Процесс 3: Планирование комплексной закупки для проекта

Было: для закупки 50 позиций вручную составляли таблицу в Excel, отнимало целый день. Закупали у 1-2 привычных поставщиков, переплачивая.

Стало: с помощью «Конкурентной карты» получаем 3 оптимизированных плана закупки: по цене, по сроку и смешанный. Планирование занимает 15 минут вместо дня.

Процесс 4: Размещение заказов поставщикам и получение УПД

Было: сотрудник вручную заходил в личный кабинет поставщика, формировал корзину, проверял кратность, что отнимало много времени и давало доступ к избыточной информации.

Стало: единообразная функция размещения заказов из 1С. Система сама определяет нужный аккаунт и сайт поставщика, резервирует товар. УПД получаем оперативно, одновременно с подготовкой отгрузки.

Процесс 5: Ведение и дополнение каталога на сайте

Было: добавление новой позиции — ручной поиск десятков атрибутов, категорий, загрузка картинок. Хаос, дубликаты, задержки.

Стало: система автоматически сопоставляет товары поставщиков с внутренним каталогом, классифицирует новые товары по правилам, заполняет характеристики, подтягивает изображения с сайтов поставщиков. Процесс занял несколько кликов, освободил 2х сотрудников.

Используемые технологии и алгоритмы smartHUB

Извлечение данных: документ загружается в 1С, через облачный сервис (Yandex) преобразуется в текст и таблицы.

Структурирование: Искусственный интеллект (DeepSeek) анализирует текст, выделяет артикулы, ключевые слова и количества.

Поиск товаров: алгоритмы smartHUB находят для каждой строки подборку релевантных товаров, доступных к поставке.

Матчинг товаров: сопоставление по артикулам, производителям, штрихкодам. Система выявляет конфликты в данных (ошибки в штрихкодах, дубли).

Итог для руководителя

«Было: Мы работали с 20 000 позиций, и это был предел для наших старых процессов. Данные по остаткам у поставщиков были неактуальными.
Стало: Количество обрабатываемых позиций выросло до 145 000, при этом система работает стабильно. Остатки в 1С обновляются онлайн. Процесс сопоставления номенклатуры полностью автоматизирован. Мы просто контролируем его результаты.
Это освободило нас от рутины и позволило сосредоточиться на работе с клиентами, а не с данными.»

Нам удалось переложить решение самых рутинных и ошибкоемких частей нашей работы на автоматизацию внутри управленческой системы 1С. Сотрудники компании теперь тратят время не на поиск и ввод данных и их анализ, а на общение с клиентами и принятие решений, что напрямую влияет на эффективность и прибыль компании.